O que é SCAD, como funciona?

Desde 1967 a BIREME oferece o serviço fornecimento de fotocópias de documentos e depois de mais de 35 anos este serviço consolidou uma estrutura de Rede Cooperativa descentralizada, que é coordenada pela BIREME. Atualmente este serviço é oferecido via internet e operado através do SCAD. 

SCAD é um Serviço Cooperativo de Acesso ao Documento do Sistema Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde - Sistema BIREME, cujo principal objetivo é prover o acesso a documentos da área de ciências da saúde, exclusivamente para fins acadêmicos e de pesquisa, respeitando rigorosamente os direitos de autor.

O SCAD está disponível para usuários registrados, com código e senha de acesso. 

Qualquer pessoa, seja profissional da área de saúde ou não, pode ser usuário deste serviço. Instituições, bibliotecas e empresas de uma maneira geral também podem ser usuários institucionais do SCAD. Todo novo usuário deve preencher um formulário de registro para uso do Serviço SCAD.

O Serviço SCAD é gerenciado por um sistema, em Internet, composto por três módulos principais:

- PEDIDO: agrupa as funções de entrada de novos pedidos, modificação de pedidos, cancelamento de pedidos e consulta/acompanhamento do processo de atendimento dos pedidos. Este módulo está disponível para todos os usuários do SCAD e integrado com as bases de dados bibliográficas disponíveis no servidor Web da BIREME (Medline, Lilacs, etc) e com o catálogo coletivo SeCS - Seriados em Ciências da Saúde.

- ATENDIMENTO: agrupa as funções de lista de pedidos a serem atendidos, resposta de atendimento de pedidos e consulta/acompanhamento de pedidos processados. Este módulo está disponível somente para as bibliotecas cooperantes do SCAD, que são as bibliotecas que atendem os pedidos dos usuários.

- FATURA: agrupa as funções de consulta de faturas processadas (permite, por exemplo, a verificação da lista de pedidos considerados em cada fatura) e de pagamento eletrônico (permite o pagamento através de cartão de crédito). Este módulo está disponível para todos os usuários do SCAD.

A BIREME, além de ser uma biblioteca cooperante do SCAD, tem as funções de coordenação, operação e manutenção do sistema.

Como solicitar um artigo ou documento através do SCAD?

Os pedidos de fotocópias são registrados pelo próprio usuário, e pode ser de três formas:

1. Através do Medline, Lilacs, etc.: a partir da referência de um artigo ou documento recuperado através de uma pesquisa em uma das bases de dados da BIREME, clique na imagem que faz o link para o SCAD, apresentada ao lado esquerdo de cada registro. Para geração do pedido será necessário a identificação do solicitante (código e senha do usuário SCAD). Este processo gera automaticamente um pedido de fotocópia do documento em questão e direciona o pedido para uma das bibliotecas cooperantes do serviço. O solicitante precisará selecionar a forma de envio desejada para receber o documento (correio, e-mail, fax ou ariel) e confirmar a entrada do pedido. Esta é a forma mais ágil e fácil para a entrada de um pedido de fotocópia no sistema SCAD.

2. Preenchimento campo por campo: a partir do menu de opções do SCAD,  a opção "novo pedido". Selecione o tipo de documento (artigo, capítulo de livro ou tese), digite os dados que identificam o artigo ou documento no formulário, campo a campo, e selecione as opções de biblioteca para atendimento do pedido. Esta opção deve ser usada quando se trata de uma referência de artigo ou documento não originado de uma base de dados, por exemplo, uma referência de um artigo citado em outro artigo..

3. Pedido Identificado: a partir do menu de opções do SCAD,  a opção "novo pedido" e "pedido identificado" - esta opção permite solicitar as fotocópias de um artigo indicando o número de identificação (Id) do artigo na base de dados MEDLINE (também conhecido como UI - Unique Identifier) ou na base de dades LILACS ou ADOLEC (conhecido como ID - Identificador). Indicando o número de identificação do artigo e a base de dados correspondente, o sistema transfere automáticamente os dados do artigo para o formulário de entrada do pedido e direciona o pedido para uma das bibliotecas cooperantes do serviço. O solicitante precisará selecionar a forma de envio desejada para receber o documento (correio, e-mail, fax ou ariel) e confirmar a entrada do pedido. Esta é também uma forma ágil e fácil para a entrada de um pedido de fotocópia no sistema SCAD.

Importante: O processo de atendimento dos pedidos é o mesmo, independente da forma de entrada. Todos os pedidos são registrados no Sistema SCAD e podem ser consultados, cancelados ou modificados. O próprio solicitante deverá acompanhar o resultado de processamento de seus pedidos através do módulo de consulta do sistema SCAD.

Como é o processo de atendimento dos pedidos?

O SCAD não garante o atendimento de todos os pedidos, mesmo os referentes a documentos recuperados no MEDLINE ou LILACS. O índice médio de atendimento nos últimos anos foi de 80% dos pedidos.

Todo o  processo de atendimento dos pedidos pode e deve ser acompanhado pelo usuário solicitante através do módulo de consulta do Sistema SCAD.

O status de um pedido no SCAD:

O status de um pedido representa o resultado de processamento de um pedido ou a situação atual de processamento do pedido dentro do sistema SCAD. Pode ser: EM ESPERA ,  EM PROCESSO,  ATENDIDO,   REJEITADO ou CANCELADO

O primeiro status de um pedido é "em espera", o que significa que o pedido está registrado no sistema esperando o início do processo de atendimento. A partir do momento em que uma biblioteca inicia o processo de atendimento do pedido, o status muda para "em processo".

O processo de atendimento pode resultar positivo, quando a biblioteca atende o pedido e envia as fotocópias ao usuário solicitante. Neste caso o pedido passa para o status "atendido". Caso a biblioteca não atenda o pedido por uma determinada razão, como por exemplo: a biblioteca não tem o artigo solicitado, os dados do pedido estão incompletos, etc, o status do pedido passa para "rejeitado".

Um pedido pode ser rejeitado por motivos tais como:

Não possui o título - a biblioteca não possui a revista solicitada em sua coleção.
Não possui o volume-ano / Não possui o Fascículo - a biblioteca não possui o volume ou fascículo solicitado em sua coleção.
Referência incompleta: faltam dados no pedido impossibilitando a identificação do artigo/capítulo solicitado.
Dados não coincidem: os dados do artigo solicitado estão equivocados impossibilitando a identificação do artigo/capítulo solicitado.

Um pedido rejeitado em uma biblioteca poderá ser repassado para atendimento em outra biblioteca, se localizado. O SCAD permite até 3 repasses no Sistema Local (BIREME e bibliotecas nacionais). O pedido rejeitado no Sistema Local poderá ser repassado para atendimento em bibliotecas de Outros Sistemas (Exterior), caso o solicitante tenha autorizado previamente o repasse (na entrada do pedido).

O atendimento é feito prioritariamente em bibliotecas do Sistema Local. Um pedido só será repassado para atendimento em bibliotecas de Outros Sistemas, se resultar "rejeitado" em bibliotecas do Sistema Local e se previamente autorizado o repasse.

O preço do serviço SCAD está definido também em função do local de atendimento do pedido. Veja tabela de preços.

O pedido por ser "cancelado" pelo próprio usuário ou a pedido do usuário. Somente os pedidos que estão "em espera" podem ser cancelados.

Todas as alterações referentes a status de um pedido são atualizadas no SCAD. O usuário solicitante pode e deve acompanhar todas as etapas de atendimento de seus pedidos através da função "Consulta".

Antes de qualquer reclamação referente a atendimento de pedidos deve ser feita a consulta do pedido no SCAD.

Em quanto tempo um pedido é atendido?

O prazo médio de atendimento de um pedido de fotocópia varia de acordo com a biblioteca que estiver atendendo o pedido e com a forma de envio do documento (correio, fax, e-mail ou ariel).

A Biblioteca da BIREME é a que oferece o menor prazo de atendimento. Quando o artigo/documento solicitado está na coleção da BIREME, o prazo médio de processamento do pedido é de 48 horas, não considerando o dia do pedido e o tempo de entrega do correio, se for o caso.

O prazo médio de processamento de pedidos nas demais bibliotecas do sistema é de 15 dias. Este prazo pode ser menor ou maior dependendo da biblioteca que estiver processando o pedido.

Veja tabela de prazos de atendimento

Qual são as formas de envio das fotocópias?

O solicitante pode selecionar a forma para recebimento das fotocópias do documento ou artigo em questão, no momento de entrada do pedido no sistema SCAD. As opções são: correio, fax, e-mail e Ariel.

Importante: seja qual for a opção de envio selecionada, é importante que o solicitante mantenha os seus dados de cadastro atualizados no sistema SCAD (endereço, telefone, fax, e-mail, etc). Veja o item atualização de dados pessoais.

 

CORREIO

- As fotocópias do documento solicitado serão enviadas por correio normal, para o endereço que consta no registro do solicitante. Portanto, este endereço deve ser mantido atualizado.

- Não oferecemos a opção de envio por correio expresso.

- O prazo médio do serviço de entrega do correio é de 4 dias. As reclamações de NÃO recebimento de pedidos atendidos por correio deverão ser feitas em até 10 dias após a data de resposta de "atendido" no SCAD, independente do local de atendimento do pedido (Bibliotecas do Sistema Local e de Outros Sistemas-Exterior).

 

FAX

- As fotocópias do documento solicitado serão transmitidas por fax, para o número indicado pelo solicitante no formulário de entrada do pedido. 

- Os pedidos com a opção de envio FAX são considerados URGENTES e serão priorizados no atendimento. Por esta razão tem limitações: serão atendidos somente 5 artigos por dia/por usuário, e o número de páginas de cada artigo não poderá ultrapassar a 25 páginas. Os  pedidos que ultrapassarem este limite de páginas e de quantidade/dia serão enviados por correio.

- O telefone/fax do solicitante deverá ficar na posição de recebimento e com a quantidade de papel suficiente para imprimir as fotocópias recebidas. Não é possível determinar uma hora exata para a transmissão das fotocópias.

- Os pedidos com opção de envio por fax, que resultarem negativos (rejeitados) na primeira opção de biblioteca, NÃO serão repassados a outras bibliotecas da Rede BIREME no Brasil, somente para bibliotecas do exterior e se previamente autorizado pelo solicitante.

- O atendimento por fax está condicionado à existência de um equipamento de fax na biblioteca onde estiver localizado o documento solicitado. Na impossibilidade da transmissão do artigo por fax, tanto por problemas com o fax do solicitante como no fax da biblioteca que está atendendo o pedido, as fotocópias do artigo serão enviadas por correio.

- Os pedidos de retransmissão de páginas faltantes ou do artigo como um todo, deverão ser feitos no práxo máximo de 48 horas. Após este prazo, o artigo poderá ou não ser retransmitido, pois algumas bibliotecas eliminam as fotocópias dos artigos já transmitidos ou as enviam por correio, sem custo adicional para o solicitante.

 

E-MAIL (correio eletrônico)

A BIREME e algumas bibliotecas cooperantes do SCAD oferecem o serviço de envio de artigos por correio eletrônico (e-mail). Para receber artigos por esta via o solicitante deverá considerar o seguinte:

- O artigo poderá ser enviado em formato TIF ou PDF, dependendo da biblioteca que estiver atender o pedido. A responsabilidade de abrir o arquivo recebido por e-mail é do solicitante.Para abrir o arquivo formato PDF o usuário solicitante necessita do Adobe Acrobat Reader. Para abrir o arquivo formato TIF o usuário solicitante necessita de um programa do tipo TIFF Viewer, como por exemplo:

DocView - é um bom programa gratuito, que foi desenvolvido pela National Library of Medicine e pode ser copiado a partir do endereço:  http://docmorph.nlm.nih.gov/docview/.

Imaging - este software vem em nas últimas versões MS-Office (Windows), dentro do diretorio Program Files/Accessories. O programa também pode ser copiado do site: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=KB;EN-US;q140980&

- O limite de páginas para o envio de um artigo por meio eletrônico é 25 páginas. Artigos com mais de 25 páginas não poderão ser solicitados envio por e-mail. Caso isto aconteça, a biblioteca atenderá o pedido por correio;

- Um artigo de 10 páginas enviado por e-mail pode chegar ao tamanho de 2 MB. O usuário deverá certificar-se com o seu provedor de internet o espaço que tem disponível na sua caixa postal. Quando a caixa postal do usuário não tem espaço suficiente para receber o arquivo, este retorna ao remetente. Neste caso, os artigos serão enviados por correio;

- Não são todas bibliotecas cooperantes do SCAD que podem enviar artigos por e-mail. Na impossibilidade do envio do artigo por e-mail, este será enviado por correio postal. Veja a lista de bibliotecas que atendem pedidos por e-mail;

- A grande parte dos problemas referentes a leitura do arquivo enviado por e-mail somente o solicitante pode resolver: usando um programa tiff viewer adequado quando o formato do arquivo é TIF, usando o Abobe Acrobat quando o formato do arquivo é PDF, liberando espaço em sua caixa postal, etc. O prazo para reclamação é de 48  horas despois do envio do arquivo.

 

ARIEL

Ariel é um software que permite o envio de imagens de documentos através da rede Internet, direto para o IP do computador do usuário ou biblioteca que possui o Ariel em operação.

- O envio de um artigo por Ariel está condicionado à existência do software Ariel na biblioteca que estiver atendendo o pedido. Se a biblioteca não tem o software Ariel, o artigo será enviado ao solicitante por correio. Veja a relação das bibliotecas que oferecem este serviço;

- No caso de problemas com o IP do solicitante, como por exemplo: não completa a transmissão, não conecta, etc, o artigo será enviado por correio. Nestes casos, a baixa no SCAD será   "atendido" por "correio";

- O reenvio de artigos será feito somente no caso de páginas faltantes, problemas de texto cortado e má qualidade da imagem recebida. O prazo para esta reclamação é de 48  horas após o recebimento do arquivo.

 

Quanto custa o serviço?

O preço do serviço SCAD é por pedido e é definido de acordo com:

1- Quantidade de páginas do artigo ou documento solicitado;
2- Local de atendimento do pedido: em bibliotecas do Brasil, Bibliotecas da América Latina ou Caribe, e Bibliotecas de outros sistemas (National Library of Medicine nos EUA ou British Library), e
3- Forma de envio do documento: correio, fax, e-mail ou ariel.

O preço está expresso em Unidade SCAD, para pedidos atendidos em bibliotecas do Brasil e em Unidade SCAD-Dólar para pedidos atendidos em bibliotecas de outros países. O valor da Unidade SCAD e SCAD-Dólar varia de acordo com a categoria do usuário solicitante e local de domicílio.

Importante: O preço do serviço SCAD é calculado de acordo com a data de atendimento do pedido e vale a tabela de preços em vigor na data do atendimento e não na data de entrada do pedido no sistema.

Preços do serviço para usuários com domicílio no Brasil

 

Preços do serviço para usuários com domicílio no Exterior:

Usuários Individuais

Bibliotecas, Centros de Informação ou Empresas

 

Qual a forma de pagamento?

Ao fim de cada mês o SCAD fatura os pedidos que resultaram atendidos naquele mês e gera faturas para pagamento. Os usuários com residência no Brasil recebem faturas em Real. Os usuários com residência no exterior (fora do Brasil) recebem faturas em dólar.

Forma de pagamento das faturas:

Usuários com residência no Brasil:

1- Através de boleto bancário, em qualquer banco do sistema de compensação nacional.
2- Pagamento eletrônico - cartão de crédito VISA ou AMERICAN EXPRESS.

Usuários com residência em outros países:

1- Através da Representação da OPAS/OMS no país do usuário, com moeda nacional;
2- Envio por correio de cheque dólar nominal à BIREME/OPAS, acompanhado da fatura; ou
3- Através de cartão de crédito VISA ou AMERICAN EXPRESS.

Crédito antecipado - É possível que o usuário ou biblioteca faça um crédito antecipado na BIREME para débito automático das faturas mensais do SCAD.

Através do sistema SCAD o usuário tem a possibilidade de acompanhar as suas faturas e conferir cada fatura com a relação de seus pedidos atendidos.

Mais informações sobre pagamento, faturas, boletos bancários, etc...