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Sobre el SCAD, normas y procedimientos
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¿Qué
es SCAD, como funciona?
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El servicio de fotocopias
de BIREME ha iniciado en 1967. Después de mas de 35
años de existencia el servicio ha consolidado una estructura
de Red Cooperativa descentralizada, coordinada por BIREME.
Actualmente el servicio es ofrecido vía Internet y operado
a través del SCAD.
SCAD es un servicio
cooperativo del Sistema Latino Americano y del Caribe
de Información en Ciencias de la Salud - Sistema BIREME,
cuyo principal objetivo es proveer el acceso a documentos
del área de ciencias de la salud, exclusivamente para
fines academicos y de investigación, respetando rigurosamente
los derechos de autor.
SCAD esta disponible
vía Internet para usuarios registrados, con código y
clave de acceso.
Cualquier biblioteca
o profesional del área puede ser usuario de este servicio.
Usuarios NO registrados deben llenar el formulario de registro de nuevo usuario.
El Servicio SCAD es gerenciado por un
sistema, en Internet, compuesto por tres módulos
principales:
Principales módulos
del Sistema SCAD:
- PEDIDO: reune las
funciones de entrada de nuevos pedidos, cancelación
de pedidos y consulta acerca del proceso de atención
de los pedidos. Este módulo está disponible para todos
los usuarios del SCAD e integrado a las bases de datos
bibliográficas de la Biblioteca Virtual en Salud,
en el servidor de web de BIREME (ej: Medline, Lilacs
y otras) y con el catálogo colectivo SeCS - Seriados
en Ciencias de la Salud.
- ATENCIÓN: reune
las funciones de lista de pedidos a seren atendidos
y consulta de pedidos procesados. Este módulo está disponible
solamente para las bibliotecas cooperantes del SCAD,
que son las bibliotecas que suministran los documentos
a los usuarios solicitantes del SCAD.
- FACTURA: reune las funciones de consulta
de facturas procesadas (permite, por ejemplo, la verificación
de los pedidos considerados en cada factura, més
a més). Este módulo está disponible
para todos los usuários del SCAD.
BIREME, además de
ser una biblioteca cooperantes del SCAD, tiene las funciones
de coordinación, operación y mantenimiento del sistema.
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¿Cómo
es el proceso de atención de los pedidos?
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El SCAD no garantiza
la atención de todos los pedidos, mismo los referentes
a documentos recuperados en MEDLINE o LILACS. El índice
promedio de atención en los últimos años fue de 80%
de los pedidos.
Todo el proceso
de atención de los pedidos puede y debe ser acompañado
por el usuario a través del módulo de consulta del
SCAD.
La situación del
pedido en SCAD:
La situación del
pedido es la información referente al proceso de atención
del pedido en SCAD. Puede ser: EN ESPERA,
EN PROCESO, ATENDIDO, RECHAZADO o CANCELADO.
La primera situación
del pedido es "en espera",
lo que significa que el pedido está registrado en
el sistema esperando el inicio del proceso de atención.
A partir del momento que la biblioteca inicia el proceso
de atención del pedido, la situación cambia para "en
proceso".
El proceso de atención
puede resultar positivo, cuando la biblioteca atiende
lo pedido y envía las fotocopias al usuario solicitante.
En estos casos el pedido cambia para la situación
"atendido". En caso de
la biblioteca no atender al pedido por una determinada
razón, como por ejemplo: la biblioteca no tiene el
artículo solicitado, los datos del pedido están incompletos,
etc, la situación cambia para pedido "rechazado".
Un pedido puede
ser rechazado por motivos tales como:
No tenemos
el título - la biblioteca no tiene la revista
solicitada en su colección.
No tenemos
el volumén - año / no tenemos el fascículo
- la biblioteca no tiene el volumen o el fascículo
solicitado en su colección.
Referencia
incompleta - faltan datos en el pedido
imposibilitando la identificación del artículo/capítulo
solicitado.
Dados
no coinciden - los datos del artículo solicitado
están equivocados imposibilitando la identificación
del artículo/documento solicitado.
Un pedido rechazado
en una biblioteca podrá ser transferido para atención
en otra biblioteca, si localizado. SCAD permite hasta
3 transferencias en el sistema Local (BIREME y bibliotecas
de Brasil). En resultando rechazado en las opciones
de bibliotecas del sistema local el pedido podrá ser
transferido para bibliotecas de Otros Sistemas (Exterior).
Para la transferencia/atención en bibliotecas de Otros
Sistemas, el solicitante deberá previamente autorizar,
el en momento de la entrada del pedido.
La atención es hecha
con prioridad en las bibliotecas del Sistema Local.
Un pedido solamente será transferido a atención en
bibliotecas de Otros Sistemas, si resultar "rechazado"
en bibliotecas del Sistema Local.
El precio del servicio
SCAD está definido también en función de la biblioteca
que hizo la atención al pedido. Vea la tabla de precios.
El pedido podrá
ser "cancelado" por el
propio usuario o a pedido del usuario. Solamente los
pedidos que están "en espera" podrán ser
cancelados.
Todas las alteraciones
referentes a la situación de un pedido son actualizadas
en SCAD. El usuario solicitante puede y debe acompañar
a todas las etapas de atención de sus pedidos a través
de la función "Consulta".
Antes de cualquier
reclamación referente a la atención de pedidos debe
ser hecha la consulta del pedido en SCAD.
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¿Cuál
la forma de solicitar artículos al SCAD?
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Los pedidos de fotocopias son registrados
por el propio usuario y pueden ser hechos de tres formas:
1. A través de Medline, LILACS,
etc.: a partir de una referencia de artículo o documento
recuperado en una de las bases de datos disponibles
en BIREME, seleccione el imagen  que hace el link al
SCAD, al lado izquierdo de la pantalla. El solicitante
deberá identificarse, informando su clave de
usuario SCAD y su contraseña. Este proceso permite
generar, automaticamente, una solicitud de copia de
un determinado documento o artículo y direcciona
el pedido para una biblioteca cooperante del servicio.
Antes de finalizar el registro del pedido, el solicitante
debe eligir la forma para el envío de la copia:
correo, e-mail, fax o Ariel, así como indicar
si autoriza la busca del documento en todos los sistemas
integrados al SCAD, incluyendo bibliotecas del exterior.
Esta es la manera más fácil y ágil para la entrada de
un pedido de fotocopia al sistema SCAD. Vea ejemplo:
2. Llenando campo a campo: a partir
del menu del SCAD, la opción "nuevo pedido".
Seleccione el tipo de documento (artículo, monografía
o tesis) y llene el formulario con los datos que identifican
el mismo. El propio usuario deberá indicar una o más
biblioteca para atención de su solicitud. Cuando no
conocida, deberá seleccionar la opción "cualquier
biblioteca" cooperante del Sistema BIREME. Podrá
también autorizar o no la búsqueda del documento
en bibliotecas de otros sistemas en el exterior.
3. Pedido identificado: a partir del menú del
SCAD, la opción "nuevo pedido" y en
seguida "pedido identificado". Esta opción
permite solicitar las fotocopias de un artículo
identificando el número de identificación
(id) de su referencia en la base de datos LILACS o MEDLINE
(también conocido como UI - Unique identifier).
Al indicar el número de identificación
del artículo y la base de datos correspondiente,
el sistema genera automaticamente la solicitud del artículo
en cuestión, así como ubica una biblioteca
para dar la atención al pedido. Se hace necesario
informar la forma para el envío del artículo
(correo, e-mail, fax o Ariel) y indicar si autoriza
o no la busca de la solicitud en otros sistemas internacionales.
Esta es una manera también muy fácil y
ágil de entrada de una solicitud al SCAD.
Importante: El proceso
de atención de los pedidos es el mismo, independiente
de la manera de entrada de ellos en el SCAD. Todos los
pedidos son registrados en el Sistema y pueden ser consultados,
cancelados o modificados. Además, el solicitante
tiene la opción de consulta de sus pedidos, donde
es posible acompañar el proceso de atención
de todos sus pedidos, independiente de la forma como
fue el registro de los mismos.
¿Qué tipo de documento se puede solicitar
al SCAD?
Cualquier artículo de revista,
capítulo o parte de documentos o tesis, del área de
ciencias de la salud, puede ser solicitado para el SCAD,
para fines académicos o de investigación, respetando
rigurosamente los "derechos de autor".
Debido al gran número de pedidos
solicitados diariamente, NO es acepto el envío
de pedidos por e-mail, carta o fax. Todos
los pedidos deberán ser solicitados vía Internet/Web.
Para cada artículo de revista,
capítulo o parte de documento debe corresponder un
pedido en el SCAD. Un mismo pedido no podrá agrupar
mas de un artículo o capítulo. En este caso, será
atendido solamente el primer artículo.
De acuerdo con los "derechos
de autor", no es posible la reproducción de documentos
y revistas en la íntegra. Solamente los artículos
de revistas, capítulos o partes de documentos pueden
ser reproducidos, exclusivamente para fines académicos
y de investigación, exceptuado aquellos autorizados
por el propio autor.
En caso de pedido de un
fascículo o documento en la íntegra, será enviada
solamente la copia de la tabla de contenido. El pedido
será "rechazado" y el envío de la tabla
de contenido no será cobrado. A través de la
tabla de contenido el solicitante tendrá los datos
de todos los artículos que están incluidos en la revista
y podrá solicitar las fotocopias del artículo por
artículo, de aquellos que interesan.
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¿Quién
atiende a las solicitudes del SCAD?
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Los pedidos
registrados en SCAD pueden ser atendidos en biblioteca
del Sistema BIREME o en bibliotecas de
otros sistemas.
Sistema BIREME:
incluye la biblioteca de BIREME y las bibliotecas
de los Centros Cooperantes del SCAD en América
Latina y el Caribe. El propio usuario puede
escoger las opciones de bibliotecas para la
atención de cada pedido si lo sabe. Sino, la
coordinación del SCAD hará la transferencia
del pedido para la biblioteca que posee el referido
documento. En la opción de generación automática
de pedidos, a través de la búsqueda bibliográfica,
el propio sistema ya indica las opciones de
bibliotecas para la atención del pedido.
Vea lista de Bibliotecas
cooperantes del SCAD.
Otros sistemas:
incluye el sistema de la National Library of
Medicine (EUA) y British Library (Gran Bretaña).
Los pedidos serán transferidos a "otros
sistemas" cuando agotados los recursos
del "sistema BIREME" y si autorizado
de antemano por el solicitante.
El SCAD no garantiza
la atención positiva de todas las solicitudes,
mismo las que se refieren a documentos recuperados
en MEDLINE o LILACS. Todavía, con los recursos
de bibliotecas del sistema local y de otros sistemas,
un promedio de 80% de las solicitudes resultan
atendidas. La no atención puede ser por razón
de no localizar el documento solicitado en las
colecciones de las bibliotecas cooperantes del
SCAD, por el registro incompleto o equivocado
de los datos de identificación del documento,
entre otras razones.
Todo el camino
del proceso de atención de las solicitudes puede
y debe ser acompañado por el usuario solicitante,
por intermedio del módulo de consulta del SCAD.
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¿Cuánto
tarda la atención de los pedidos en SCAD?
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El tiempo promedio
de atención de un pedido de fotocopia varía de
acuerdo con la biblioteca donde el documento esta ubicado.
BIREME procesa una solicitud en 48 horas, pero hay bibliotecas
que procesan en una semana o quince días. El
tiempo también depende de la opción de
envío escogida por el solicitante: correo tarda
mas que e-mail o fax, por ejemplo.
Sin embargo, el plazo
promedio de proceso de los pedidos en las otras bibliotecas
del sistema es de 15 días. Este plazo puede ser menor
o mayor dependiendo de la biblioteca que esta procesando
el pedido.
Vea tabla de plazos de atención
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¿Cuáles
son las opciones de envío de los documentos?
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El solicitante debe seleccionar
la forma de envío del documento en el propio formulario
de entrada del pedido. Las opciones para recibir las
fotocopias son: correo, e-mail
(correo electrónico), fax
o Ariel.
Importante: Sea cual sea la opción de envío
seleccionada por el solicitante, es importante mantener
los datos de registro actualizados en BIREME. Cualquier
cambio de telefono, fax, e-mail, dirección postal,
etc, deberá ser informado enviando un mensaje
a online@bireme.br.
CORREO
Las fotocopias del documento
seran enviadas por correo normal, directamente de
la biblioteca que ha atendido el pedido. Las fotocopias
serán enviadas para la dirección del usuario conforme
indicado en su registro en SCAD - BIREME.
No se ofrece la opción de envío por
correo expreso. Si hay esta necesidad, por favor ponerse
en contacto previo con la coordinación del
servicio.
El plazo promedio de entrega del servicio de correos
puede cambiar de país para país. Los
reclamos de no entrega del documento ya enviado, debe
ser hasta 10 días después de la respuesta
de atención en el sistema SCAD.
FAX
Las fotocopias de los documentos
serán transmitidas por fax, al número
indicado por el solicitante en el formulario de entrada
del pedido.
Los pedidos con esta opción son
considerados URGENTES y por esta
razón tiene limitaciones: Serán atendidos solamente
5 artículos por día/por usuario y
el número de páginas de cada artículo no podrá sobrepasar
el número de 25 páginas. Los
pedidos que superen a este límite serán atendidos
por correo;
- El teléfono/fax del solicitante
deberá quedar en la posición de recepción y con la
cantidad de papel suficiente para imprimir las fotocopias
recibidas. No es posible determinar la hora exacta
para la transmisión de las fotocopias.
- La atención por fax está condicionado
a la existencia de un equipo de fax en la biblioteca
donde está ubicado el documento/artículo solicitado.
En la imposibilidad de transmisión del artículo por
fax, tanto por problemas con el fax del solicitante
como en el fax de la biblioteca, las fotocopias serán
enviadas por correo.
- Los pedidos de retransmisión
de páginas faltantes o del artículo como un todo,
deberán ser hechos en el plazo máximo de 48
horas. Después de este plazo, el artículo
podrá o no ser retransmitido, pues algunas de las
bibliotecas eliminan las fotocopias de los artículos
ya transmitidos o las envían por correo, sin costo
adicional para el solicitante.
E-MAIL
BIREME y algunas bibliotecas
cooperantes del SCAD pueden atender a las solicitudes
enviando los documentos por medio electrónico
(e-mail). Para recibir artículos por esta vía,
es imporntante que el solicitante considere lo siguiente:
El artículo o documento
solicitado podrá ser enviado en formato TIF
o PDF, dependendo de la biblioteca que está
enviando el documento. La responsabilidad de abrir
y leer el archivo enviado es del solicitante y no
de la biblioteca que hizo el envío.
Un archivo con formato PDF, extensión .pdf,
se maneja con el software Adobe
Acrobat Reader. Un archivo con formato TIF, extensión
.tif, se maneja con un software del tipo TIFF Viewer,
como por ejemplo:
Ejemplo de Tiff viewers:
DocView
- es un bueno programa, de fácil manejo y muy eficiente,
disponible gratuito en Internet. Fue desarrollado
por National Library of Medicine y puede ser
copiado a partir de la dirección:
http://archive.nlm.nih.gov/proj/docview/project.htm.
Imaging
- es un buen software que trae algunas versiones
MS-Office, y es gratuito. El programa puede ser
copiado a partir de la dirección: http://www.eastmansoftware.com/products/ImagingPro/instal95.htm
- No son todas las bibliotecas
cooperantes del SCAD que atienden a los pedidos de
artículos vía e-mail. Vea a relación
de las bibliotecas que ofrecen este servicio.
- Límite de páginas por artículo:
25 páginas. Artículos con más de
25 páginas no podrán ser enviados por e-mail. En estos
casos, la biblioteca lo enviará por correo.
- Un artículo de 10 páginas enviado
por e-mail puede alcanzar al tamaño de 2 MB. El usuario
deberá certificarse con su provedor de internet del
espacio disponible en su caja postal de mensajes.
Cuando la caja postal esta
llena el archivo vuelve al remitente. En estos casos,
los artículos serán enviados por correo.
-
Problemas para abrir el archivo recibido no cancela
o rechaza el pedido en SCAD. Quedará a juicio de la
Biblioteca remitente, enviar o no el mismo artículo
por correo, sin costo adicional para el solicitante.
Sin embargo, la respuesta al SCAD no será modificada,
quedará por "atendido" por e-mail.
- El reenvío de los artículos
será hecho solamente en caso de páginas faltantes,
problemas de texto cortado o mala calidad de la imagen.
El plazo para la reclamación es de 48
horas después del envío del artículo.
ARIEL
ARIEL es un software que permite
enviar imágenes de documentos por intermedio de la
red Internet directo para el IP de la computadora
del usuario o biblioteca que posee el ARIEL en
funcionamiento.
- El envío de un artículo por
Ariel está condicionado a la existencia del software
Ariel en la biblioteca donde está ubicado en documento/artículos
solicitado. Si la biblioteca no tiene el software
Ariel, el artículo será enviado por correo. Vea la
relación de las bibliotecas que ofrecen este servicio.
- En caso de problemas con el
IP de la computadora del solicitante, como por ejemplo:
no completa la transmisión, no conecta, etc, el artículo
será enviado por correo. En estos casos, la respuesta
al SCAD será "atendido" por "correo".
- El reenvío de artículos será
hecho solamente en caso de páginas faltantes, problemas
de texto cortado y mala calidad de la imagen recibida.
El plazo para la reclamación es de 48
horas después del envío del archivo.
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¿Cuánto
cuesta el servicio SCAD?
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El costo del servicio
está definido por pedido y en conformidad con:
1- Categoría del
usuario solicitante: usuario individual, usuario institucional
(biblioteca, laboratorio, hospital, etc) o Centro
Cooperante del SCAD (las bibliotecas que suministran
los documentos a los usuarios del SCAD);
2- Tipo de documento
solicitado: artículo, capítulo/parte de monografía,
tesis;
3- Número de páginas
del artículo o documento solicitado;
4- Local de atención
del pedido: en bibliotecas del "sistema BIREME"
o bibliotecas de otros sistemas (como U.S. National
Library of Medicine y British Library);
5- Forma de envío
del documento: correo, fax, e-mail o ariel.
Se considera solamente
los pedidos atendidos.
El precio esta expreso
en Unidad SCAD. El valor de la Unidad
SCAD varía de acuerdo a la categoría del solicitante.
Vea tabla de precios del servicio.
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¿Cómo
hacer los pagos por el servicio?
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Al final de cada més el
SCAD envía la factura de los pedidos que fueron atendidos
en aquel més y expedirá facturas para pago. Los
usuarios con domicilio fuera de Brasil recibirán facturas
en dólar. Las facturas pueden ser consultadas a partir
del SCAD.
Modo de pago de las facturas:
1- En la Representación de OPS/OMS
en el país del usuario, con moneda nacional;
2- Envío por correo de cheque
dólar nombrado a OPS/BIREME, junto con la factura;
y
3- Por targeta de crédito
VISA o AMERICAN EXPRESS.
Crédito anticipado - Es posible
que el usuario o biblioteca haga un crédito anticipado
en la BIREME para débito automático de las facturas
mensuales del SCAD.
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¿Cómo
consultar las facturas del servicio?
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Las facturas del SCAD son generadas
mensualmente, hasta el día 10 de cada mes.
A partir del menú de opciones
del servicio SCAD, hay disponibilizada la función
"emitir boleto", dentro del módulo
de Factura. En esta función es posible
imprimir una segunda vía de la factura del servicio
SCAD, para el pago a través de una Oficina de
la Representación OPS/OMS de su país.
SCAD seguirá enviando la
factura a todos los usuarios y bibliotecas, a través
de correo, pero acaso de no recibir la factura, el usuario
deberá imprimir la segunda vía de la misma
y hacer el pago normalmente, como se indica en la factura.
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Más informaciones, dudas, sugerencias:
BIREME/OPS/OMS
Servicio Cooperativo de Acceso
a Documentos
Teléfono: (++ 55 11) 5576-9839 / 5576-9837
Fax: (++ 55 11) 5571-8868
E-mail: scad@bireme.br
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